วารสารอิเล็กทรอนิกส์&ข้อควรทราบเกี่ยวกับการจัดเก็บสื่อดิจิตอล

วารสารอิเล็กทรอนิกส์
          หมายถึง  วารสารรูปแบบใหม่ที่มีการจัดเก็บ บันทึกและพิมพ์เผยแพร่สารสนเทศทางวิชาการไว้ในรูปของแฟ้มคอมพิวเตอร์และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมีกำหนดออกแน่นอน  สม่ำเสมอ โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึง สืบค้นข้อมูลและสั่งซื้อหรือบอกรับเป็นสมาชิกได้จากฐานข้อมูลซีดี-รอม ฐานข้อมูลออนไลน์และเครือข่ายคอมพิวเตอร์


          รูปแบบของวารสารอิเล็กทรอนิกส์
          1.  วารสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปของฐานข้อมูลระบบออนไลน์  (Online  Based  Electronic  Journal)  เป็นวารสารเนื้อหาฉบับเต็ม ที่ผู้ใช้สามารถสืบค้นข้อมูลด้วยระบบออนไลน์จากฐานข้อมูลพาณิชย์  โดยผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลของผู้ผลิตหรือแหล่งผลิตได้ด้วยการเชื่อมต่อระบบออนไลน์
          2.  วารสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปฐานข้อมูลซีดี-รอมฉบับเต็ม  (CD-ROM  Electronic)  เป็นเทคโนโลยีการจัดเก็บ บันทึกข้อมูลในรูปดิจิตอล จัดเป็นสื่อประเภ Optical  media ที่ใช้แสงเลเซอร์ในการอ่านและบันทึกข้อมูล  ซีดี-รอมเป็นสื่อบันทึกข้อมูลชนิดสื่อผสมหรือมัลติมีเดีย (Multimedia) ที่ใช้บันทึกข้อมูลได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข ข้อความ ภาพ สัญลักษณ์และเสียง
         ปัจจุบันวารสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทนี้  มักจัดพิมพ์ควบคู่ไปกับวารสารที่เป็นสิ่งพิมพ์และมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วและผู้ผลิตวารสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบนี้ก็กำลังเพิ่มผลผลิตผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต เพื่อให้สามารถส่งและเผยแพร่สารสนเทศไปยังที่ต่างๆไม่จำกัดสถานที่อีกด้วย
          3.  วารสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบเครือข่าย  (Network  Electronic  Journals)  เป็นวารสารในรูปสื่ออิเล็กทรอนิกส์ฉบับเต็มที่มีการเผยแพร่และให้บริการในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต แบ่งเป็น 2 ประเภท  คือ
                 3.1  วารสารที่มีการเสนอเนื้อหาในลักษณะบทความ  ข้อมูลในแต่ละฉบับจะประกอบด้วยบทความจากวารสารต่างๆ ซึงอาจจมีการคัดเลือกบทความที่ใช้ในการตีพิมพ์เผยแพร่ โดยมีคณะกรรมการพิจารณา และสามารถบอกรับเป็นสมาชิกวารสารได้เช่นเดียวกับวารสารทางวิชาการที่พิมพ์เผยแพร่ในรูปสิ่งพิมพ์
                 3.2  วารสารที่มีการเสนอเนื้อหาในลักษณะจดหมายข่าว  เป็นวารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถบอกรับเป็นสมาชิกโดยกลุ่มผู้ใช้บริการข่าวสาร  (Listserv)  ซึ่งจะให้ข้อมูลข่าวสารและมีการแลกเปลี่ยนความรู้  ความคิดเห็นซึ่งกันและกันในลักษณะไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์และการประชุมทางไกลด้วยคอมพิวเตอร์
          ปัจจุบันจำนวนวารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เผยแพร่ในระบบเครือข่ายทางวิชาการ  มีเพิ่มขึ้นเป็นจำนวนมาก  โดยเฉพาะเครือข่ายอินเทอร์เน็ต  ซึ่งเป็นแหล่งรวบรวมความรู้ข้อมูลที่ครอบคลุมสารสนเทศสาขาต่างๆมากมาย ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลด้วยการสืบค้นผ่านระบบ OPAC ของห้องสมุดหรือแหล่งบริการสารสนเทศต่างๆ ซึ่งผู้ใช้อาจใช้บริการอินเทอร์เน็ต บริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และ WWW ตลอดจนบริการจดหมายข่าวที่ให้บริการจากศูนย์จดหมายข่าว โดยผู้สนใจสามารถโอนย้ายข้อมูล (Download)  เหล่านั้นจากสำนักพิมพ์ ผู้ผลิต หรือจากระบบเครือข่ายได้โดยตรง นอกจากนั้น ห้องสมุดก็สามารถทำดรรชนีวารสารหรือรวบรวมรายชื่อวารสารอิเล็กทรอนิกส์หรือเว็บไซด์ (Website)  ต่างๆ เพื่อให้บริการผู้ใช้ต่อไป


          วิธีการจัดทำวารสารอิเล็กทรอนิกส์
          1.  วารสารอิเล็กทรอนิกส์โดยวิธีสแกน  (Scanned  Journals)  เป็นวารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตขึ้นจากการใช้เครื่องสแกนเนอร์  สแกนบทความจากวารสารที่เป็นสิ่งพิมพ์แล้วจัดเก็บเป็นข้อมูลไว้ในลักษณะแฟ้มรูปภาพ (Image  file)  ซึ่งสามารถสืบค้นได้จากแฟ้มรูปภาพในลักษณะแฟ้ม  PDF และ TIFF  ระบบการจัดการภาพในลักษณะนี้เรียกว่า  Document  Inaging  System  โดยระบบจะสแกนภาพเป็นแบบบิตแมปและใช้ซอฟต์แวร์  OCR  (Optical  Character  Recognition)  แปลงข้อความที่สแกนให้อยู่ในรูปที่คอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้และป้อนคำสำคัญสำหรับเอกสารแต่ละฉบับลงไปโดยการทำดรรชนีลงไปในภาพ เพื่อให้สามารถเรียกค้นคืนได้ในภายหลัง
         2.  วารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตจากกระบวนการพิมพ์  (Electronic  Journals  from  Print  Production)   เป็นการผลิตวารสารที่มีลักษณะคล้ายกับกระบวนการจัดพิมพ์วารสารที่เป็นสิ่งพิมพ์ทั่วไป  โดยในระหว่างการพิมพ์บทความนั้นก็จะมีการแก้ไขและส่งข้อมูลไปให้พนักงานจัดพิมพ์ซึ่งจะผนวกเอาตัวอักษรและรูปภาพของบทความเข้าไว้ในแฟ้มที่เรียกว่า  PostScript  file  ให้เป็น  PDF  และใช้โปรแกรม  Adobe  Acrobat  ในการอ่านแฟ้มข้อมูล  PDF  ดังกล่าว
         3.  วารสารในรูปวารสารอิเล็กทรอนิกส์  (Electronic  Journal  Formats)  เป็นวารสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปดิจิตอล  และให้บริการบนระบบเครือข่ายอิเทอร์เน็ตเท่านั้น  โดยสำนักพิมพ์จะมุ่งให้บริการเชิงพาณิชย์เป็นหลัก  เพื่อให้วารสารเหล่านี้เป็นทรัพยากรสารนิเทศส่วนหนึ่งหรือเป็นบรรณานุกรมของห้องสมุดและให้บริการหน้าสารบัญวารสารในรูปดิจิตอลด้วย  การจัดทำวารสารนี้  สำนักพิมพ์จะสร้างเว็บไซด์ของตนเองด้วยภาษา  HTML  (Hypertext  Markup  Language)  ซึ่งเป็นภาษามาตรฐานของระบบ  ASCII  ที่สามารถอ่านได้บน WWW สำนักพิมพ์ที่จัดทำวารสารลักษณะนี้ ปัจจุบันสำนักพิมพ์ต่างๆให้ความสนใจการจัดเก็บและเผยแพร่บทความในลักษณะแฟ้มข้อมูล  PDF  และ  SGML  มากเป็นพิเศษ


          ลักษณะการให้บริการวารสารอิเล็กทรอกนิกส์
          วารสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เผยแพร่ในปัจจุบันจะมีการให้บริการในลักษณะที่เรียกว่า CAS-IAS  คือ  เป็นการนำบริการ 2 ประเภทมารวมกัน ได้แก่
         1.  บริการข่าวสารทันสมัย  (Current  Alerting  Service-CAS)  ที่เสนอข้อมูลรายการบทความหรือสารบัญวารสารให้ผู้สนใจสืบค้นตลอดเวลาตามความสนใจ
         2.  บริการจัดส่งบทความให้ผู้ใช้เป็นรายบุคคลตามการสั่งซื้อ  (Individual  Article  Supply-IAS)



ข้อควรทราบเกี่ยวกับการจัดเก็บสื่อดิจิตอล

          กระดาษ 

          เป็นวัสดุที่ผลิตขึ้นมาสำหรับการจดบันทึก เชื่อกันว่ามีการใช้กระดาษครั้งแรกโดยชาวอียิปต์และชาวจีน ซึ่งถูกผลิตขึ้นมาเพื่อใช้ในการจดบันทึก

          การเก็บรักษากระดาษไม่ถูกต้อง แม้ว่าคุณลักษณะของกระดาษจะมีคุณภาพอย่างไรก็ตาม ก็สามารถเป็นสาเหตุให้คุณภาพของกระดาษและการพิมพ์ลดลง ดังนั้นสิ่งสำคัญที่พึงกระทำ ดังนี้

    1. เก็บรักษากระดาษให้ห่างจากความชื้น

    2. ใช้วัสดุห่อหุ้มกระดาษ เพื่อช่วยให้กระดาษไม่แห้งจนเกินไป

    3. เก็บรักษากระดาษบนพื้นผิวที่ราบเรียบ

    4. อย่าเก็บรักษากระดาษบนพื้นที่มีน้ำหรือความชื้น

    5. อย่าเก็บรักษากระดาษในที่ที่ทำให้กระดาษโค้งงอหรือเกิดรอยพับ

    6. อย่าเก็บรักษาในแนวตั้งหรือเก็บรักษากระดาษกองละจำนวนมากเกินไป

    7. อย่าเก็บรักษากระดาษในที่ที่มีแสงส่องมาโดยตรง

    ข้อควรทราบ

    1. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บมาก

    2. ไม่สามารถเก็บข้อมูลที่เป็นสื่อ เช่น เสียงหรือภาพเคลื่อนไหวได้

    3.  วัสดุที่นำมาใช้ในการทำกระดาษมีจำนวนลดลง

    4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลทำได้ยาก เนื่องจากมีกระบวนการจัดทำหลายขั้นตอนและยุ่งยาก

    5. หากกระดาษมีคุณภาพที่ดี ใช้หมึกที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้สามารถจัดเก็บสิ่งพิมพ์ได้ในระยะยาว ไม่
        เสื่อมสภาพเร็ว

    6. อายุไขในการจัดเก็บกระดาษประมาณ 100 ปี

    7. การทำกระดาษให้ขาว มัน ไม่ขาดง่าย ก็สามารถส่งผลกระทบต่อกระดาษได้เช่นกัน เนื่องจากต้องใช้
        สารเคมีในการจัดทำ

    8. ข้อมูลข่าวสารที่ต้องการจัดเก็บ จะใช้เวลาในการสำเนานาน เนื่องจากมีกระบวนการหลายขั้นตอน

    9. การสแกนหรือการทำสำเนาต้องใช้น้ำหมึกที่มีคุณภาพ

    10.เมื่อมีการส่งเอกสาร การสูญเสียหรือเสียหายทางด้านคุณภาพและข้อมูลมีน้อย หากจัดเก็บรักษาไม่ดี 
         กระดาษก็เสียหายได้เช่นกัน จึงจำเป็นต้องจัดทำให้เป็นดิจิตอลเพื่อรักษากระดาษให้มีความยืนนาน

CD  
          ย่อมาจาก Compact Disc เป็นแผ่นออฟติคอลที่สามารถเก็บข้อมูลต่างๆได้ เป็นมาตรฐานการบันทึกเสียงทางการค้าด้านปัจจุบัน

           การเก็บรักษา
           1. เก็บแผ่นในกล่องหรือซอง เพื่อป้องกันความสกปรกจากฝุ่น รอยนิ้วมือ น้ำ เป็นต้น ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในการอ่านข้อมูลได้
           2. ถ้าบนแผ่นสกปรกให้ใช้น้ำหรือน้ำยาทำความสะอาดสำหรับการใฃ้แผ่นซีดีโดยเฉพาะ แล้วใฃ้ผ้าที่นุ่มและสะอาดเฃ็ดจากส่วนกลางออกไปยังขอบแผ่นและไม่เช็ดเป็นลักษณะวงกลม
           3. ถ้าต้องการเขียนข้อความลงบนแผ่นให้ใฃ้ปากกาปลายสักหลาด
           4. ไม่ติดสติ๊กเกอร์ลงบนแผ่น
           ข้อควรทราบ

      1. สามารถทำสำเนาหรือสแกนเอกสารลงไปใน CD หรือ Hard Disc ได้เลย ซึ่งสามารถบรรจุข้อมูลได้ประมาณ 650-700 MB และสามารถจัดเก็บต้นฉบับได้อย่างเหมาะสม

      2. ปัจจุบันวิทยาการมีความก้าวหน้า ทำให้สามารถสำเนาเอกสารได้เร็วขึ้น ซึ่งแต่ก่อนการทำสำเนาจำนวน 100 เล่มใช้เวลาเป็นเดือน

      3. อายุของการใช้งาน 200 ปี แต่ต้องขึ้นอยู่กับคุณภาพของ CD ด้วย หาก CD มีคุณภาพต่ำ อายุการใช้งานก็จะลดลง

      4. ความร้อนหรือความเย็นก็สามารถทำให้คุณภาพของ CD ลดลง การจัดเก็บจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

หมายเหตุ การจัดเก็บสื่อดิจิตอลถือเป็นเรื่องที่สำคัญของการจัดเก็บเนื้อหาให้มีความยืนนานถาวร สิ่งที่พึงอนุรักษ์หรือรักษาไว้ นั่นคือ องค์ความรู้